Archives notariales : aide à la recherche et présentation

Pour préparer vos recherches dans ces riches archives, deux répertoires sont interrogeables par l’intermédiaire du formulaire de recherche dédié :

• Le répertoire des archives notariales du 16e au 20e siècles qui indique pour chaque cote le notaire, le type de document, le lieu d’exercice du notaire et les dates extrêmes des documents.

• La base nominative des notaires des 19e et 20e siècles qui permet de retracer l’historique des notaires et des études notariales et de connaître le cas échéant le récapitulatif des archives conservées aux Archives de la Marne.

L’ensemble des minutes d’un notaire ou d’une étude constitue un minutier.

Les répertoires chronologiques des notaires listent les actes signés : date, type d’acte (vente, contrat de mariage, etc.), parties concernées. Ils sont utiles pour identifier la date de l’acte afin de le retrouver dans le minutier. Dans certains cas assez rares, il existe des répertoires par ordre alphabétique des parties.

Les expéditions, parfois appelées « grosses », sont des copies authentiques de minutes, sans la signature des parties mais avec celle du notaire. Elles sont en général remises au client et sont rarement conservées dans les archives de l’étude.

Les dates extrêmes indiquées dans une notice indiquent les dates du document le plus ancien et du document le plus récent conservés aux Archives mais n’indiquent pas les lacunes  éventuelles.

De plus, en raison de leur état, certains documents, quoique conservés aux Archives, ne sont malheureusement pas communicables au public.

Le formulaire de recherche vous permet également d’interroger la base nominative des notaires. Cette dernière a été réalisée à partir des registres de nomination des notaires entre 1804 et les années 1950, registres aujourd’hui conservés aux Archives nationales de France (cotes : 20030056/12 et 20030056/27).

Grâce à l’inscription des notaires par arrondissement et par ville, ces registres permettent de suivre les mutations d’offices pendant plus d’un siècle. Les informations issues de ces documents ont été enrichies par celles conservées dans les répertoires des Archives de la Marne.

La base ainsi obtenue permet de savoir rapidement si des archives sont conservées ou non pour un notaire. La recherche doit cependant être approfondie par la consultation du répertoire des archives notariales également en ligne.

Pour faire une recherche uniquement sur la base nominative (qui se limite aux 19e et 20e siècles), il suffit de sélectionner « Fiche  biographique de notaire » dans la rubrique « type de document ».

Attention, les dates extrêmes correspondent aux dates du document le plus ancien et du document le plus récent conservés aux Archives, mais pas aux dates d’exercice du notaire.

En ce qui concerne les études notariales, conformément à la circulaire du 31 mai 1945, les Archives de la Marne ont attribué un numéro à chacune d’entre elles pour faciliter la description.

Deux cas de figure se présentent :

• Certains actes ont pu être détruits au cours de l’histoire, notamment en raison des deux guerres mondiales.

• D’autres peuvent être encore conservés dans les études notariales, chez le notaire ou son successeur. C’est souvent le cas pour les minutes postérieures à 1930 car elles sont trop récentes pour avoir été déjà versées aux Archives.

Il est important de souligner que chacun choisit son notaire comme il le souhaite et que, par exemple, un Rémois peut faire appel à un notaire de Vitry-le-François pour la vente de sa maison à Reims.

Quand le notaire n’est pas connu, plusieurs pistes de recherche existent :

• Pour les actes signés en dehors des grandes villes : consulter les répertoires et minutes du notaire le plus proche du lieu concerné ou du lieu de résidence des parties. En effet, il est souvent fait appel au notaire le plus proche.
• Consulter les fonds des hypothèques pour les actes concernant les biens immobiliers ou les fonds de l’enregistrement. Dans ce cas, il est conseillé de visionner les tutoriels vidéo correspondants.

Les archives des notaires ont été cotées par ordre d’arrivée de façon continue dans la sous-série 4 E. Elles ne sont pas regroupées par étude.

C’est la raison pour laquelle les séquences de cotes pour un seul et même notaire peuvent être discontinues, par exemple pour la fiche  biographique du notaire Marie Hubert Baudet de Reims : 4 E 30427-30430, 30745-30814.

Le département de la Marne a été particulièrement touché par les deux guerres mondiales qui ont provoqué la destruction du minutier de certaines études : Reims 1, Reims 8,  Boult-sur-Suippe, Fismes 3, Reims 12, Beaumont-sur-Vesle, Vitry-le-François 4.

Si l'acte cherché n'est pas conservé aux Archives et qu’il concerne un bien immobilier, le chercheur pourra se tourner vers la consultation  du fonds des hypothèques en salle de lecture de Châlons-en-Champagne.

En salle de lecture de Châlons-en-Champagne, des guides peuvent vous aider dans votre recherche.

Vous pouvez également vous préparer en ligne avec les tutoriels vidéo spécifiques pour les recherches dans les archives notariales, les fonds des hypothèques et de l’enregistrement.

Minute la plus ancienne : 1504

Minutes les plus récentes : autour de 1940

Métrage linéaire conservé : plus de 3 kilomètres linéaires

Nombre de cotes d'archives : plus de 36 000